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Backup auf externe Festplatte – So funktioniert die Sicherung

Backup auf einer Externen Festplatte erstellen | Bild : © AY_PHOTO (Anatolijs Jascuks)/Depositphotos.com

Backups sind sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich notwendige Sicherungen von Daten, die mehrere Jahre später noch von entscheidender Bedeutung sein können. Korrespondenz, wichtige Dokumente, Daten zur Wiederherstellung – ob Rechnungen oder andere Textdateien, Fotos oder Pläne, liegen diese Informationen allein auf der Festplatte eines Computers vor, sind sie anfällig für Schäden. Auch ein vollständiger Verlust kann auftreten, wenn der Rechner durch einen Virus oder äußere Einflüsse beeinträchtigt wird.

Um keinen Datenverlust zu riskieren, bietet sich die regelmäßige Anfertigung von Backups an. Hierzu ist lediglich eine externe Festplatte, eine passende Verbindung und das richtige Vorgehen erforderlich. Durch Scripte beziehungsweise entsprechende Software kann das Erstellen von Backups automatisiert werden. Das wiederum reduziert die Fehlerquote ebenso wie den erforderlichen Aufwand.

Externe Festplatte – was ist das und welche Vorteile hat sie?

Bei einer externen Festplatte stecken Aufbau und Funktion bereits im Namen. Es handelt sich um eine separate Festplatte in einem Gehäuse. Dieses Gerät kann außerhalb des eigentlichen Rechners betrieben werden und lässt sich abhängig von der Größe entweder an den Computer anschließen und so mit Strom versorgen oder aber über eine andere Stromquelle betreiben. Die externe Festplatte dient als ein zusätzlicher und separater Speicher, der ebenso einfach an- wie abgeschlossen werden kann. Damit ist sie mobil einsetzbar und dient als praktische Lösung für Sicherungen und den Abruf von benötigten Daten.

Zudem kann die Festplatte:

  • sicher verwahrt
  • unter Mitarbeitern geteilt
  • Daten von ihr kopiert
  • der Sicherungsvorgang automatisiert oder manuell durchgeführt
  • in Kombination mit Scripten und Software verwendet werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass externe Festplatten in der Anschaffung günstig und einfach zu verwalten sind. Sie werden mit unterschiedlichem Speichervolumen angeboten und können daher ebenso passend zum Bedarf eingesetzt und individuell ausgewählt werden. Hierdurch lassen sich wiederum Kosten sparen, denn für den privaten und gelegentlichen Gebrauch mehrere externe Terrabyte-Festplatten anzuschaffen ist schlichtweg unnötig.

Positiv ist zudem, dass sich die Platten gut lagern und organisieren lassen. So kann beispielsweise für jedes Quartal oder jedes Jahr eine neue Platte angelegt werden, die Backups für den gewählten Zeitraum enthält. Noch praktischer vor allem für Betriebe wird es mit kabellosen externen Festplatten, die von verschiedenen Rechnern angesteuert und genutzt werden können.

Wie kann eine externe Festplatte mit Rechnern verbunden werden?

Abhängig von der Art der jeweiligen externen Festplatte kommen generell zwei Möglichkeiten in Frage. Zum einen über ein Kabel. In der Regel handelt es sich dabei um ein USB-Kabel. Der Vorteil hieran ist, dass die Verbindung einfach und schnell erfolgen kann, kein WLAN erforderlich ist und jeweils auf einen Computer beschränkt werden kann. Gleichzeitig ist der letzte Punkt jedoch auch ein möglicher Nachteil.

Soll die externe Festplatte von mehreren Rechnern aus erreichbar sein, sind kabellose Modelle daher die bessere Wahl. Sie verfügen über eine separate Stromversorgung und Daten können über WLAN gesendet, empfangen und abgerufen werden.

Worauf muss beim Kauf einer externen Festplatte geachtet werden?

Zunächst muss entschieden werden, wie die Daten organisiert werden sollen. Ein Wechsel pro Quartal, aller sechs Monate oder jährlich bedeutet, dass eine gute Übersicht gewahrt bleibt. Ein weiterer Vorzug ist zudem, dass Festplatten mit geringerem Speichervolumen benötigt werden. Diese sind in der Regel in der Anschaffung kostengünstiger. Zudem gehen auch bei dem Ausfall einer einzelnen Platte nicht alle Daten verloren. Das Risiko für Datenverlust wird also minimiert.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Datenvolumen. Damit die externe Festplatte nicht vorzeitig gewechselt werden muss oder die Kapazität wiederholt nicht vollständig ausgenutzt wird, sollte das Speichervolumen möglichst genau zum Bedarf passen. Hierzu reicht es aus, die Größe der weiterhin benötigten Daten auf der Festplatten beziehungsweise den Festplatten zu addieren und auf die Zeit der Speicherung hochzurechnen.

Manuelle oder automatisierte Datensicherung?- Vorzüge und Nachteile der Methoden

Bei der manuellen Speicherung beziehungsweise manuellen Backups werden die zur Sicherung bestimmten Daten einzeln ausgewählt und auf die externe Festplatte kopiert. Die Vorteile hieran sind:

  • Anfertigung von Backups kann jederzeit erfolgen
  • nur benötigte Daten werden übertragen und gesichert, der Speicher wird dadurch geschont
  • weder Software noch Scripte sind erforderlich
  • vor allem im privaten Rahmen und bei geringen Datenmengen sinnvoll

Allerdings sind mit der manuellen Datensicherung natürlich nicht nur Vorzüge, sondern auch potenzielle Nachteile verbunden. So muss der Vorgang beispielsweise immer wieder aktiv gestartet werden. Treten während des Ablaufs Fehler auf, erfolgt keine automatische Wiederholung der Backup-Erstellung. Hierdurch können (teilweise unbemerkt) Datenverluste entstehen beziehungsweise keine Sicherung erfolgen. Die Beaufsichtigung und Kontrolle des Vorgangs ist also sinnvoll.

Die automatisierte Erstellung von Backups erscheint auf den ersten Blick dennoch komplizierter. Denn hierfür sind wahlweise sogenannte Scripts oder aber entsprechende Software erforderlich. Dennoch stellen sie gerade im beruflichen Bereich und bei täglich anfallenden größeren Datenmengen eine praktische Lösung dar. Denn nach der Installation der Software oder dem Programmieren der Scripts ist kein weiterer Aufwand erforderlich, um die Backups anzufertigen.

Wann welche Dateien auf der externen Festplatte gespeichert werden, wie viele und in welchem zeitlichen Abstand die Wiederholungen beim Auftreten von Fehlern während der Erstellung von Backups erfolgen sollen und ob die Daten täglich neu angelegt oder überschrieben werden sollen – all diese Faktoren lassen sich mit der passenden Software problemlos festlegen.

Lediglich der Anfang erscheint kompliziert. Hierbei können aber sowohl kostenlose Programme genutzt als auch professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden. Die finanziellen Ausgaben dafür sind vergleichsweise gering, Aufwand und Zeit werden aber effizient eingespart.

Welche Alternativen gibt es zu einer externen Festplatte?

Bei sehr geringen Datenmengen – vor allem im privaten Bereich – kann bereits ein einfacher USB-Stick ausreichen, um Backups zu erstellen. Er wird an den Rechner angeschlossen, die Daten werden manuell ausgewählt übertragen und sind danach sowohl gesichert als auch mobil verfügbar. Kosten und Aufwand sind bei dieser Variante sehr gering. Der Vorgang ist problemlos und erfordert kein Fachwissen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Speichern von Backups in einer sogenannten Cloud. Hierbei handelt es sich um einen digitalen, online verfügbaren Speicher, der von verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt wird. Hiermit scheinen zahlreiche Vorteile verbunden zu sein. Darunter beispielsweise:

  • Speicherplatz wird teilweise kostenlos zur Verfügung gestellt
  • das Einrichten des Services beziehungsweise die Automatisierung sind einfach
  • Daten können von freigegebenen Nutzern jederzeit, mobil von verschiedenen Standorten und Rechnern abgerufen werden
  • die Anschaffung von externen Festplatten oder anderen Speichermedien entfällt
  • kein zusätzlicher Platzbedarf zuhause oder im Büro

Allerdings ist diese Lösung nicht frei von Nachteilen und potenziellen Problemen. Zu diesen gehören unter anderem:

  • kostenloser Speicherplatz ist oftmals zeitlich begrenzt und Daten können ohne Vorwarnung gelöscht werden
  • Anbieter können vom Markt verschwinden
  • laufende Kosten durch Abonnements
  • Zugriff nur bei bestehender Internetverbindung
  • Gefahr durch unerlaubte Fremdzugriffe

Welche Lösung ist richtig?

Ob Backups auf einer externen Festplatte gespeichert werden, ein simpler USB-Stick ausreicht oder eine automatisierte Cloud-Lösung die richtige Wahl für den individuellen Bedarf sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Es ist daher zumindest im beruflichen Breich in jedem Fall empfehlenswert, den Bedarf von professionellen Fachkräften feststellen und die möglichen Lösungen erkunden zu lassen.

So kann sichergegangen werden, dass die passende Variante gefunden wird, um Daten zu sichern, über einen langen Zeitraum zu speichern und oragnisiert aufzubereiten bei geringstmöglichem Aufwand.

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